Simplificação administrativa foi mais uma vez a palavra-chave da segunda Audiência Pública realizada pela Comissão Especial de Desburocratização e Empreendedorismo, presidida pelo vereador Mazinho dos Anjos (PSD). Com o tema “A Desburocratização como Chave do Empreendedorismo” o evento trouxe a Vitória o doutor Fabio Alexandre Rodrigues Ferraz, ex-Secretário de Gestão e atual Secretário de Saúde de Santos que falou sobre sua experiência à frente do programa “Processos Digitais”, concebido e implantado por ele na Prefeitura Municipal da cidade do litoral paulista.
O programa transformou o modelo tradicional de tramitação de processos por um totalmente digital. Ferraz fez, inclusive, uma comparação, que também foi ressaltada pelo vereador Mazinho dos Anjos durante a abertura, da semelhança entre a cidade de Santos e de Vitória, ambas portuárias, com uma vocação econômica bastante vinculada ao setor. “E também somos dois municípios em busca de qualidade de vida. Essa é nossa bandeira fundamental em Santos, e por isso temos a satisfação de dizer que estamos em sexto lugar no IDH (Índice de Desenvolvimento Humano)”, lembrou.
Foi essa busca incessante por qualidade de vida que fez surgir a ideia do programa “Processos Digitais” no ano de 2014. Ao mostrar o vídeo de um setor público da cidade de Santos com um volume enorme de processos físicos, Ferraz disse que a palavra para modificar essa situação hoje em dia é inovação. “Essa é, sem dúvida, uma metodologia que precisa ser rediscutida. Buscamos, então, na inovação uma resposta, uma saída para essa realidade que nos aflige”, ressaltou.
O conceito é bem simples, é basicamente ter a gestão da informação integrada, segurança digital e transparência, “Buscando, sempre, claro, uma maior agilidade da máquina pública. Mas é importante atrelar a isso uma economia de insumos, ou seja, não adianta a gente querer ser eficaz na busca da agilidade, mas sem eficiência no custo. O programa tem também como objetivo monitorar indicadores de produtividade para mostrar como estamos produzindo nosso dia a dia na Prefeitura Municipal de Santos”.
Ferraz explicou, ainda, que para chegar ao objetivo final foi utilizado a ferramenta de Tecnologia de Informação BPM (Business Process Management) que basicamente fala de objetivos de negócio, modelagem de processos, execução de processos, monitoramento, análise e otimização.
“É bem simples, o BPM nos permite fazer um caminho de processo previamente pensado, é mais ou menos como fazer uma compra na internet, seguimos uma normativa, são vários passos, não temos como fugir daquilo. Com essa ferramenta de Tecnologia da Informação o conhecido ‘despacho bicão’, quando o João pega um processo, carimba, e passa para o Antônio, que passa para o João, e assim por diante, simplesmente não acontece. Porque o fluxo do processo já foi pensado previamente e a decisão tem que ser tomada. Sim ou não e justifique Você precisa tomar a decisão, não consegue simplesmente bicar para o próximo”, lembra.
Desde o início do programa, já foram aplicados digitalmente mais de 66 mil processos. São 87 modelos em uso, a meta é chegar a 100. “Setenta por cento dos processos já são feitos digitalmente em sua totalidade. E o mais importante: o tempo médio de cada um desses processos é de 120 horas. É um ganho muito significativo”, explica Ferraz. “O foco é para a frente, os processos antigos continuam seguindo o método tradicional. Nós vamos pensar nisso mais adiante”.
Segundo ele, outra coisa importante, é o acompanhamento do andamento do processo. “Tem até o TOP 10, que mostra quais os primeiros dez servidores que estão com processos nas caixinhas deles não encaminhados. Com essa tecnologia a gente consegue ter esse tipo de leitura. E não só por pessoas, mas também por setores. Ou ainda por tipos de processo”.
Ferraz lembrou, também, voltando ao volume monstruoso de processos em cima da mesa numa época nada distante, o quanto o programa traz economia para o município. “A gente fez uma conta muito simples, nós pegamos o valor que gastamos por ano na prefeitura para elaborar os processos e chegamos a R$ 500 mil, basicamente de papel. Nós estamos economizando esse valor, e nem estou colocando na conta a questão ambiental e outras variantes”.
Após a palestra de Ferraz, o vereador Mazinho dos Anjos abriu o evento para perguntas. Marcaram presença na Audiência Pública, autoridades, representantes de entidades da sociedade civil, estudantes, servidores públicos e munícipes que participaram ativamente da discussão sobre o tema.
Também participaram da Audiência Pública, compondo a mesa, o vereador e vice-presidente da Comissão Especial de Desburocratização e Empreendedorismo, Sandro Parrini; o vereador Duda Brasil; a vereadora Neuzinha de Oliveira; a Controladora Geral de Vitória, Raquel Drumond; o Secretário de Administração de Vitória, Silvanio José de Souza Magno Filho; o Secretário de Turismo, Trabalho e Renda de Vitória, Leonardo Krohling; o Secretário de Desenvolvimento Econômico da Serra, Paulo Menegueli; o Diretor-Presidente do Prodest, Renzo Colnago; e o representante do CREA, José Maria Cola dos Santos.
